Legalisatie van Chinese, Hong Kong en Mongoolse documenten

Legalisatie van Chinese documenten:

Om voldoende zekerheid over geboorte, huwelijkse staat of andere zaken betreffende een persoon te verkrijgen, is in China vaak een combinatie van documenten nodig, waarbij informatie uit het ene document noodzakelijk is om de waarde van het andere document te kunnen bepalen.
Wanneer in een Nederlandse procedure gevraagd wordt om een recent bewijs van huwelijkse staat zal in China een éénmalig afgegeven document (huwelijks- of echtscheidingscertificaat) aangevuld moeten worden met een recente verklaring van het ‘Civil Affairs Bureau’, gebaseerd op verificatie van de huwelijksregisters.

De Chinese overheid legaliseert geen originele brondocumenten voor gebruik in het buitenland. In plaats daarvan wordt een ‘notarised certificate’ afgegeven. Voor de Nederlandse autoriteiten is dat echter niet voldoende. Zij stellen aanvullende eisen die hieronder worden beschreven. 

De procedure is als volgt: aan de hand van één of meerdere brondocumenten dient de eigenaar (of een daartoe geautoriseerde persoon) door een notaris een ‘notarised certificate’ te laten opmaken. Aangezien de notaris doorgaans niet vermeldt welk brondocument hiervoor door hem werd gebruikt, dient hij tevens een ‘certified copy’ van het (de) gebruikte brondocument(en) te maken. De twee certificaten vullen elkaar dus aan, maar bieden onafhankelijk van elkaar onvoldoende zekerheid om in Nederland als volwaardig brondocument gebruikt te worden. Beide documenten dienen te worden gelegaliseerd en overgelegd bij de ontvangende Nederlandse instantie (bijvoorbeeld IND of gemeente).

‘Notarised certificates’ die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland, worden altijd opgemaakt in de Chinese taal maar gaan vergezeld van een Engelse vertaling. Gezien de vaak slechte kwaliteit van de vertaling, zal de originele tekst in het brondocument bij gebruik in Nederland leidend zijn. Bij foutieve vertaling van belangrijke zaken als namen of data, zal legalisatie door de Nederlandse ambassade of de Nederlandse consulaten-generaal geweigerd worden.

Hieronder volgt een overzicht van brondocumenten die gebruikt kunnen worden bij het opstellen van een ‘notarised certificate’.

Bewijs van geboorte
1949 - 1995
Sinds 1949 houden ziekenhuizen een geboorteregistratie bij en geven geboortebewijzen af. Bij verlies van een geboortebewijs kan door het ziekenhuis - na verificatie van de registers - een verklaring inzake de geboorte worden afgegeven. Als het ziekenhuis niet meer bestaat kan men een verklaring bij het Public Security Bureau aanvragen.
Personen die niet in een ziekenhuis zijn geboren, kunnen een verklaring bij het Public Security Bureau of bij de lokale overheid aanvragen.

1996 - heden 
Sinds 1996 geven ziekenhuizen bij geboorte een (groen) ‘medical birth certificate’ af, aan de hand waarvan het ‘Public Security Bureau’ waar de ouders geregistreerd staan (dat hoeft niet noodzakelijk de plaats van de geboorte te zijn) het kind zal bijschrijven in hun ‘Hukou’, het Chinese familieregistratieboekje. Het geboortecertificaat blijft in het bezit van de eigenaar. Bij verlies of diefstal, kan een duplicaat aangevraagd worden bij een hoofdkantoor van het ‘Public Security Bureau’.
Ook buitenechtelijke kinderen of kinderen die zonder toestemming van het familieplanbureau zijn geboren krijgen een geboortecertificaat. Kinderen die niet in een ziekenhuis zijn geboren, ontvangen hun certificaat van het ministerie van Gezondheid.

Bewijs van ongehuwd zijn
Als brondocument voor de notariële verklaring kan worden gebruikt een  verklaring door het ‘Civil Affairs Bureau’.
In het district Shanghai is een notaris niet bevoegd om een notariële verklaring van ongehuwd zijn op te stellen. Door het ‘Civil Affairs Bureau’ wordt een ‘certificate of no marriage registration record’ opgesteld in het Chinees, die samen met een Engelse vertaling door een notaris kan worden gelegaliseerd.

Bewijs van gehuwd zijn
Als brondocument kan worden gebruikt het (rode) huwelijkscertificaat waarvan iedere echtgenoot een eigen exemplaar ontvangt, aangevuld met een recente schriftelijke bevestiging door het ‘Civil Affairs Bureau’ waar het huwelijk gesloten werd.

Bewijs van echtscheiding
Als brondocument kunnen worden gebruikt het echtscheidingscertificaat of een afschrift van de gerechtelijke uitspraak, aangevuld met een recente schriftelijke bevestiging door het ‘Civil Affairs Bureau’ dat sindsdien geen nieuw huwelijk geregistreerd werd.

Bewijs van voogdij
Als brondocument kunnen worden gebruikt een afschrift van de gerechtelijke uitspraak van echtscheiding waarin een beslissing over voogdij staat, of een afschrift van een aparte gerechtelijke uitspraak inzake de voogdij. Is bij de echtscheiding niets over voogdij vastgelegd, dan hebben beide ouders in principe gedeeld gezag.

Bewijs van ouderlijke toestemming
Als brondocument kan worden gebruikt een toestemmingsverklaring, afgelegd voor de notaris, waarin de notaris wel bewijs van persoonsidentificatie dient op te nemen, aangevuld met het geboortecertificaat van het kind.

Bewijs van familierelatie
Afhankelijk van het belang van het document in de procedure, kunnen geboortebewijzen, ‘Hukou’s’ of mondelinge verklaringen als brondocument dienen.

Bewijs van lokale adoptie
Als brondocument kan worden gebruikt een adoptieregistratiecertificaat, aangevuld met bewijs van registratie in de ‘Hukou’ van de adoptiefouders.

Bewijs van internationale adoptie
Als brondocument kan worden gebruikt een adoptieregistratiecertificaat aangevuld met een ‘health certificate’. Het notariële ‘certificate of abandonment’ en de notariële geboorteakte worden opgemaakt aan de hand van verklaringen van het weeshuis. Het ‘certificate of conformity’ bij adopties onder het Haagse Adoptieverdrag is vrijgesteld van legalisatie.

Bewijs van goed gedrag
Als brondocument kan worden gebruikt een ‘certificate of no criminal record’ afgegeven door het ‘Public Security Bureau’. Voor buitenlanders bestaan speciale vestigingen van het ‘Public Security Bureau’ die de verklaring kunnen afgeven.

‘Hukou’ (familieboekje)
Gebruik van een ‘Hukou’ als brondocument voor een ‘notarised certificate’ is doorgaans onvoldoende, aangezien mutaties in de ‘Hukou’ niet automatisch door de overheid worden bijgewerkt. Soms kan een ‘certified copy’ van de ‘Hukou’ wel als aanvullend document dienen om bijvoorbeeld de huwelijkse staat aan te tonen. Afhankelijk van de procedure waarvoor het certificaat nodig is, is de kans groot dat een ‘notarised certificate’ gebaseerd op enkel een ‘Hukou’, niet zal worden geaccepteerd als brondocument.

Procuratie:
Chinezen woonachtig in het buitenland kunnen familie of vrienden in China schriftelijk machtigen om aan de hand van brondocumenten notariële verklaringen te laten maken. Ook kunnen zij de bemiddeling van de Chinese ambassade in het buitenland vragen. De Nederlandse ambassade of consulaten-generaal zijn hiertoe in China niet bevoegd.
Procedure:
Documenten kunnen dagelijks worden ingeleverd. (Bereikbaarheid.) Dit hoeft niet door betrokkene persoonlijk gedaan te worden en ook het Chinese Ministerie van Buitenlandse Zaken kan (tegen betaling) zorgen voor het brengen van de documenten.

Wachttijd:
Legalisatie van documenten duurt 3 werkdagen.

Voor aanvullende informatie zie ook: http://www.minbuza.nl/Producten_en_Diensten/Burgerzaken/Legalisatie_van_documenten/Landeninformatie/C/China

Kosten:zie Tarieven
Legalisatie van Hong Kong documenten:

De procedure voor het legaliseren van een akte is afhankelijk van waar de betreffende akte is afgegeven. Openbare akten afgegeven door Hong Kong worden alleen in Nederland geaccepteerd wanneer die voorzien zijn van een "apostille legalisatie". Akten die afgegeven zijn door de Hongkongse overheid, kunnen gelegaliseerd worden door de "High Court" in Hong Kong. Hun contactgegevens treft u onderstaand aan. Wanneer het een akte betreft die is afgegeven door autoriteiten van een ander land, dan dient u naar het Consulaat in Hong Kong te gaan van het land van herkomst van het document.

De apostille kan worden verkregen bij de onderstaande autoriteit:

High Court, Apostille Service Office
Rm 115, Lower Ground 1st floor, High Court Building, 38 Queensway, Hong Kong
Tel: 852-28254226
Fax: 852-25242034
http://www.judiciary.gov.hk/ (kies voor: court services & facilities / apostille service)

Naar boven

Legalisatie van Mongoolse documenten:

Mongolië is aangesloten bij het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten – het Apostilleverdrag. Mongolië is m.i.v. 1 november 2010 begonnen met het afgeven van apostilles. Het gevolg hiervan is dat documenten afkomstig uit Mongolië, voorzien van apostille niet gelegaliseerd hoeven te worden.

Een voorbeeld van het apostille vindt u in de link. (klik naar link/bijlage)

Vragen m.b.t. tot legalisatie van Mongoolse documenten kunt u stellen aan de ambassade in Peking via pek-ca@minbuza.nl

Naar boven