Zakendoen in, China

Voorkomen van geschillen en bescherming tegen oplichtingspraktijken

Zorg ervoor dat u zeker weet of uw potentiële zakenpartner echt bestaat. Voorzichtigheid is geboden wanneer het bedrijf geen eigen website heeft, maar alleen te vinden is op B2B websites, niet beschikt over een vaste telefoonlijn of een algemeen corporate emailadres.

Betrouwbaarheidscontroles

Het is mogelijk om een Chinese onderneming door het postennetwerk in China te laten checken als een elementaire betrouwbaarheidscontrole. Hierbij wordt nagegaan of het bedrijf staat ingeschreven bij de State Administration of Industry and Commerce (SAIC), de Chinese tegenhanger van de Nederlandse Kamer van Koophandel. Indien u beschikt over een kopie van de bedrijfsvergunning en de identiteitskaart van de legal representative, dan kan dit vergeleken worden met de registratie in de database van SAIC. Graag ook de naam van het Chinese bedrijf in Chinese karakters aanleveren.

Voor een uitgebreide check is het mogelijk om een lijst met advocaten en due diligence bedrijven op te stellen die vaak toegang kunnen krijgen tot meer gedetailleerde informatie. Zij kunnen bijvoorbeeld de identiteit van de aandeelhouders, gedeponeerde jaarrekeningen en de actuele financiële situatie van een bedrijf natrekken.

Een eerste check voor bedrijven uit China kunt u ook zelf uitvoeren via de website van de Chinese Kamer van Koophandel http://www.gsxt.gov.cn/index.html. Deze website is echter alleen in het Chinees beschikbaar. Bedrijven in Hong Kong kunt u ook zelf checken bij de Kamer van Koophandel in Hong Kong via de website https://www.icris.cr.gov.hk/csci/. Deze website is in het Engels.

Ander bankrekeningnummer

Wees zeer alert als een zakenpartner vraagt of het geld naar een nieuw bankrekennummer kan worden overgemaakt. Maak nooit zomaar geld over naar een nieuw bankrekeningnummer. Neem eerst telefonisch contact op met uw Chinese zakenpartner om er zeker van te zijn dat het bankrekeningnummer daadwerkelijk is gewijzigd. Vraag ook waarom het nummer is veranderd en om een schriftelijke bevestiging. Daarnaast is het aan te raden om het bankrekeningnummer schriftelijk in het contract vast te leggen.

Vier-ogen-principe

Maak waar mogelijk gebruik van het ‘vier-ogen-principe’ bij geldtransacties. Dit betekent dat naast de persoon die het geld overmaakt er nog een andere persoon aanwezig is die de transacties checkt voordat deze worden uitgevoerd. Hierdoor vallen verdachte omstandigheden eerder op.

Bedrijfswebsite

Als u zaken doet met een nieuwe Chinese of Nederlandse handelspartner kijk dan eerst goed naar de website van dit bedrijf. Het is zeer ongebruikelijk dat de website van een Chinees bedrijf alleen in het Engels is en geen Chinese versie heeft. Daarnaast is het verstandig om het telefoonnummer te bellen dat op de website staat. Als de telefoon vervolgens meermalen niet wordt opgenomen kan dat een aanwijzing zijn dat er geen bonafide bedrijf achter de website zit. Verder is het ook nuttig om het adres van het bedrijf op te zoeken met behulp van Google Maps om te kijken wat zich op dat adres bevindt.

Bedrijfsstempel en handtekening

In China is een contract vaak alleen rechtsgeldig indien de officiële bedrijfsstempel van de Chinese wederpartij hierop is geplaatst. Deze stempel is bijna altijd rood en iedere andere kleur stempel heeft meestal geen waarde. Doorgaans is de stempel rond van vorm met in de buitenste cirkel de Chinese naam van het desbetreffende bedrijf en soms ook de Engelse naam. Let op: Het is nooit een stempel met daarop 'for and on behalf' of iets soortgelijks.

Zelfs indien een dergelijke stempel is geplaatst, dient u te verifiëren of dit wel de officiële stempel van het desbetreffende bedrijf is. Volledige zekerheid is alleen te verkrijgen door de afdruk te vergelijken met andere afdrukken die op officiële documenten zijn gedrukt en gedeponeerd bij de SAIC. Om later iedere discussie te vermijden, is het aangeraden om ook de legal representative van de wederpartij het contract te laten tekenen.

Sommige Chinese ondernemingen voeren in de praktijk allerlei excuses op waarom de officiële stempel niet geplaatst kan worden. Excuses kunnen variëren van het ongemak dat de stempel op een andere locatie ligt, ingewikkelde interne procedures of dat de directeur niet aanwezig is etc. Het is echter raadzaam om voet bij stuk te houden, zonder stempel is het contract niet geldig.

Contract

Leg voorwaarden betreffende levering, kwaliteit, aantallen en schadevergoeding gedetailleerd vast in een contract en bepaal duidelijk op welke manier (rechtbank of arbitrage), waar (welke rechtbank of arbitrage instituut) en volgens welk recht eventuele conflicten opgelost dienen te worden.

Dring erop aan de originele exemplaren van het contract te ontvangen, voorzien van een handtekening van de gemachtigde en een bedrijfsstempel. Het is verstandig voor beide partijen duplicaten te ondertekenen. Procedures bij Chinese rechtbanken zijn vrij formeel en bewijs dat uit het buitenland komt moet in de meeste gevallen door een notaris voor echtheid worden gewaarmerkt. Zonder origineel contract kunt u dus in een lastige bewijspositie terecht komen.

Het is aanbevolen een betrouwbaar advocatenkantoor in de arm te nemen voordat u een contract of ander bindend document ondertekent. Teken nooit een Chinees document als u niet zeker weet wat er staat, het zou zomaar een bindende garantstelling kunnen zijn. Wees ook voorzichtig met het tekenen van een Memorandum of Understanding, in bepaalde gevallen kan dit als wettelijk bindend worden gezien. Laat een betrouwbare vertaler of tweetalige advocaat controleren of de Chinese en Engelse versie van een document identiek zijn.

Uitnodiging

Wees extra attent op uitnodigingen om naar China te komen om contracten te ondertekenen. Het is niet gebruikelijk om allerlei dure cadeaus te moeten meenemen naar China en dure etentjes, hotelkosten en notariskosten te moeten betalen. Als een Chinees bedrijf een grote order wil plaatsen, ligt het meer voor de hand dat het Chinese bedrijf naar Nederland komt om het contract te tekenen.

Persoonlijke gegevens

Stuur geen persoonlijke gegevens zoals een kopie van een paspoort. Vaak sturen fraudeurs een kopie van iemand anders paspoort en vragen vervolgens aan de slachtoffers om ook een kopie van een paspoort te sturen. Deze kan dan in de toekomst weer worden gebruikt om anderen op te lichten.

Betaling

Een Letter of Credit (L/C) is de aanbevolen betalingswijze, ondanks de extra kosten. Gedeeltelijke of volledige vooruitbetaling vormt een risico voor afnemers. Western Union en PayPal zijn niet aansprakelijk voor frauduleuze zakelijke transacties. Overweeg te vragen om een bankgarantie wanneer u een aanbetaling doet. Indien om het overmaken van transactiekosten wordt gevraagd, laat deze dan aftrekken van het totaal over te maken bedrag. Wanneer tijdens de transactie het bankrekeningnummer verandert, neem dan altijd contact op met de leverancier om te achterhalen of dit klopt en controleer het bankrekeningnummer op verschillende documenten.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter / arbitrage

Sluit u een contract tussen louter Chinese partijen, dan is Chinees recht verplicht – let op: een Wholly Foreign-Owned Entity (WFOE) of Sino-Foreign Joint Venture geldt als een Chinese partij. Indien een buitenlandse partij bij het contract betrokken is, staat het partijen echter wel vrij voor buitenlands recht te kiezen.

Vonnissen van buitenlandse rechters hebben geen enkele betekenis in China. Kies dus niet voor een Nederlandse of andere buitenlandse rechter, indien u denkt dat u bij een conflict degene zult zijn die een procedure zal aanspannen. Arbitrage in het buitenland is in principe wel mogelijk, maar houd er rekening mee dat u in China niets kan beginnen tot de procedure in het buitenland is afgerond, wat enige tijd kan duren. Bovendien moet een buitenlands arbitraal vonnis eerst door een Chinese rechtbank worden erkend voor dit in China ten uitvoer kan worden gelegd. Dit vergt ook de nodige tijd vergt en in sommige gevallen wordt erkenning zelfs geheel geweigerd.

U kunt ook kiezen voor geschilbeslechting bij een Chinese rechtbank of voor arbitrage in China. Het voordeel hiervan is dat in geval van een geschil – tegen betaling van een borgsom – direct beslag kan worden gelegd bij de wederpartij. Dit is vaak een effectief middel om een schikking te bewerkstelligen en het voorkomt dat de wederpartij met al zijn bezittingen verdwijnt.

De kwaliteit van rechtbanken in China varieert en het is daarom aangeraden om in uw contract te kiezen voor een rechtbank in een van de grote steden zoals Peking, Shanghai of Guangzhou. Een andere optie is om te kiezen voor een gerenommeerd arbitrage instituut in een grote stad zoals het Shanghai International Arbitration Center (SHIAC) of de China International Economic and Trade Arbitration Commission (CIETAC).

Exit Restriction

Heeft u een handelsgeschil met een Chinese partij en start deze een procedure tegen u bij een Chinese rechtbank? Dan kan het onder bepaalde omstandigheden voorkomen dat u (wanneer u als privé persoon betrokken bent) of uw legal representative (wanneer uw onderneming betrokken is) China niet mag verlaten tot de verplichting jegens de wederpartij is voldaan. Dit is een veelgebruikte tactiek om een buitenlandse partij tot een schikking te bewegen. Het is daarom aangeraden om bij een handelsgeschil vroegtijdig een advocaat in te schakelen.

Wanneer er reeds oplichting heeft plaatsgevonden

Stappenplan

Wees ervan bewust dat internationale oplichtingszaken erg complex zijn en zaken moeilijk worden opgepakt. Wanneer u onverhoeds slachtoffer bent geworden van oplichting kunt u onderstaande stappenplan doorlopen.

  1. Het is belangrijk dat u zich zo snel mogelijk bewust bent van het feit dat u slachtoffer bent geworden van internetfraude. Veelal wordt het geld door fraudeurs snel overgemaakt naar andere rekeningen, waardoor het niet meer te traceren valt.
  2. Probeer het bankrekeningnummer - waar het geld naartoe is overgemaakt - zo snel mogelijk te laten bevriezen. Dit om te voorkomen dat het geld door de fraudeurs wordt doorgesluisd naar andere rekeningnummers.
  3. Doe direct aangifte bij de lokale politie als u slachtoffer bent geworden van internetfraude. Deze kan u helpen om het proces om het bankrekeningnummer te laten bevriezen te versnellen en het proces van een rechtshulpverzoek in gang te zetten. Verzamel daarom alle relevante informatie over de mogelijke dader(s) en overhandig die aan de politie.
  4. Neem daarnaast ook contact op met het postennetwerk van de Nederlandse ambassade. Zij beschikken over veel kennis en kunnen waar nodig informatie verstrekken over de stappen die moeten worden overgenomen. Zij kunnen u ook in contact brengen met lokale advocaten. Deze kunnen u ondersteunen om lokaal aangifte te doen. Soms kan het in China ook helpen als een lokale advocaat naar het plaatselijke politiebureau gaat met het verzoek om een bankrekening te laten bevriezen.
  5. In sommige gevallen kan het helpen om de bankrekening van de fraudeurs sneller  te laten bevriezen door vanuit de betalende bank een swift bericht te laten sturen naar de bank waar het geld naar is overgemaakt. In dit bericht moet staan dat de ontvangende bank het geld moet terugsturen, omdat het geld dat is overgemaakt gebruikt wordt voor witwassen en verkregen is via fraude.

Advocatenkantoor

Neem in geval van een handelsgeschil of oplichting zo spoedig mogelijk contact op met een advocaat. Hoe eerder u dit doet, hoe groter de kans is dat de oplichters achterhaald kunnen worden en er stappen genomen kunnen worden om uw recht te halen. Het Chinese postennetwerk kan u een overzicht met advocaten toesturen.

Extra informatie

Op onderstaande link kunnen bedrijven handelspartijen checken. Het is natuurlijk niet zo dat als een bedrijf dat niet hier vermeld is dat het betekent dat het bedrijf betrouwbaar is.

De beste Nederlandse website is die van de fraudehelpdesk en ook de website van de politie geeft informatie over het onderwerp.